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効果的な業務日報
私のクライアントさんでは、全社員の業務日報を共有する仕組みがあります。業務終了後に全員がパソコンに入力することになっていて、誰もが閲覧できる仕組みなんです。

たま〜に日報サーフィンしてみるのですが、面白い気づきがあります。日報で評価を下げそうな人、評価を上げそうな人がなんとなく分かるんです。

評価を下げる人は、後ろ向きな言葉が多いです。仕事が大変なことを伝えたいのかもしれませんが、一歩間違うと愚痴になってしまいそうな表現になっています。

会社を良くしようという思いはあるのかもしれませんが、伝え方が下手なのか?性格なのか?もうちょっと客観的に観て書けばいいのにと思われて仕方ありません。

一方、評価を上げそうな人は、もちろん前向きな言葉が多い人。当たり前のことですが、会社を良くしようという思いが一緒なら、前向きな言葉で表現した方が印象はいいです。

そして、もう一つ評価を上げそうな日報があります。感謝の言葉が多い日報です。「今日は〇〇が完了。**さんありがとうございました。」とか「△△さんの協力でなんとか仕上がりました。△△さん、また一緒にやりましょう。」とか。

この日報には2つの効果があると感じます。

一つ目は、いろんな人の名前が記されることで、組織の要になっているような印象を与えることです。コニュニケーション力の高さを感じますし、チーム力を発揮できる人だと映ります。

二つ目は、相手を協力者にできることです。「手紙屋」という本の中に、「称号を与える」という章があります。相手に自分にとって好ましい称号を与えると、相手がその称号に沿って行動するということです。例えば、「□□さんは、エクセルの天才!エクセルについて相談するといつも適切なアドバイスをくれる」という称号を与えたとします。天才と言われて悪い気はしません。そうすると相談されたら何でも答えてあげようという気持ちになるのです。その称号を人伝に聞かせることができたら、おべんちゃらと取られることもなく、効果覿面でしょう。

この日報を書いた方が、そんな効果を期待しているかは判りませんが、素晴らしい日報だと思います。私も学ばせていただきました。


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橋本隆一

Author:橋本隆一
企業の成長をお手伝いしながら、自分自身も成長できることを願っています。虚心坦懐、素直に受け入れ学ぶ姿勢を持って、思うところを綴っていきたいと思います。

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